Optimiser ses ressources, gérer la complexité réglementaire de la GTA, anticiper ses besoins de renforts, de recrutements, ses budgets d’heures et mettre à disposition de ses salariés une expérience utilisateur optimale, choisir la bonne solution et le bon partenaire pour vous accompagner dans votre projet, ce sont là les enjeux de notre quotidien.

Rémi Mathurin, Consultant chef de projets GTA

 

Vos enjeux :

Vous permettre de vous inscrire dans une démarche globale d’amélioration des processus de gestion des temps et de présence :

  • Modéliser et digitaliser les règles de gestion RH et d’organisation du travail dans l’entreprise
  • Prendre en compte les spécificités des sites, pays, entités (accords et usages locaux)
  • Fournir aux utilisateurs un outil de gestion automatisé, permettant de dématérialiser les processus RH et métier et mettre à disposition l’information en temps réel
  • Fournir à la paie la collecte des EV et absences permettant de générer un bulletin de paie juste
  • Obtenir une vision globale de l’organisation du travail et pouvoir la suivre et l’optimiser (améliorer le pilotage du capital humain par la planification, le suivi d’activité, l’analyse de l’adéquation besoins/ressources)

Et de répondre aux enjeux qui vous amènent à faire appel à nos services de conseil et d’accompagnement opérationnel en Planification et Gestion des Temps: 

Nous impliquons et dialoguons avec l’ensemble des acteurs concernés par la Planification et la GTA dans l’entreprise, en particulier au-delà de la DRH et de la DSI, avec les directions et le management opérationnel qui sont les plus impactés par ces projets.

Nous intervenons sur le terrain pour observer et comprendre vos enjeux opérationnels réels auxquels devront permettre de répondre les outils de planification et GTA, les contraintes et les attentes de vos futurs utilisateurs.

  • Analyser les pratiques de Planification dans les unités opérationnelles et identifier les axes d’amélioration et d’optimisation
  • Maîtriser et optimiser les Frais de Personnel en particulier dans des unités opérationnelles à ressources contraintes : magasins, centre d’appel, chantiers, usines, silos…
  • Evaluer l’efficacité des dispositifs d’aménagement du temps de travail et leur appropriation par les managers opérationnels
  • Accompagner la mise en œuvre de nouveaux dispositifs d’aménagement du temps de travail
  • Garantir l’application de la réglementation du temps de travail et des accords internes au sein de l’entreprise
  • Mesurer l’adéquation des outils de Planification et de Gestion des temps aux besoins et contraintes opérationnelles

 

Notre accompagnement :

Audit et Cadrage de projet Planification/GTA
  • Diagnostic des outils en place
  • Analyse des pratiques de planification et besoins opérationnels en planification et GTA
  • Identification des leviers d’optimisation en planification et Gestion des Temps
  • Définition et modélisation des processus de planification et de GTA
  • Cadrage projet & budget
  • Etude d’impact évolution ARTT (D/C, JRTT, Modulation …)
  • Audit réglementaire
Aide au Choix de solution Planification et GTA
  • Benchmark personnalisés préalables à la consultation
  • Elaboration du cahier des charges
  • Organisation et conduite de consultation
  • Evaluation des réponses éditeurs et des solutions
Assistance Projet et Accompagnement du changement
  • Elaboration du plan d’action projet jusqu’au déploiement sur site
  • Assistance au pilotage de projet
  • AMOA opérationnelle : spécifications, recette applicative
  • Organisation du déploiement de la solution sur site
  • Accompagnement du déploiement dans les services centraux et auprès des opérationnels
  • Organisation du support applicatif
  • Organisation de l’exploitation et de la maintenance en condition opérationnelle
Expertise métier et assistance
  • Elaboration de Livres Blancs GTA
  • Elaboration de la stratégie d’accompagnement pour l’ensemble des acteurs
  • Formation Chef de projet et MOA interne GTA
  • Formation GTA Gestionnaire Temps et Activités et Managers
  • Expertise GTA pour la mise en place d’accord collectif Temps (faisabilité des accords)

Planifier des ressources c’est chercher à concilier au mieux trois enjeux majeurs dans un but d’amélioration d’efficience globale de son organisation :

  • Qualité de service
  • Respect de la réglementation sociale et des attentes des salariés
  • Maîtrise des coûts de fonctionnement

La planification des ressources implique un processus de décisions allant des choix les plus stratégiques pour l’entreprise (organisation du temps de travail, politique de recrutement, politique de formation,…) aux décisions les plus locales (choix d’affectation d’une tâche précise à un employé, remplacement d’un absent,…).

 

Dimensionnement de la planification :

Trouver l’effectif optimal pour couvrir une charge de travail en fonction des types et durée de contrat, des compétences, voire du positionnement des congés.

Définir un besoin global en heures nécessaires pour couvrir un objectif opérationnel en fonction par exemple de l’historique de chiffre d’affaire, du flux clients, du nombre de colis à envoyer etc.

 

Planification stratégique :

Planifier à horizon annuel pour gérer l’annualisation, la modulation, identifier un besoin de recrutement ou de recours à l’intérim, positionner au mieux les périodes d’absences.

 

Planification opérationnelle :

Construire automatiquement (planification sous contrainte) ou manuellement (à l’aide d’indicateurs et de compteurs cibles) le planning journalier en tenant compte des ressources disponibles, de l’activité prévue et de toutes les contraintes concernant l’organisation, le personnel et les tâches.

Planifier les salariés à la journée ou au quart d’heure et parfois à la minute selon le degré de complexité de la planification client.

 

Communication sur la planification :

Communiquer son planning validé au collaborateur (portail, impression de planning, envoi e-mail automatique).

 

Gestion du réalisé :

Recueil de la présence, calculs du temps de travail et des éléments variables associés.